起業、会社設立して営業主体に事業をどう発展させるか、社員全員で懸命に突っ走ってきた。会社法務の担当者もわずかの人数（場合によっては他の業務と兼務）で、多くは経営者自身が自ら担ってきた。社歴が短い、長いは関係なくそのような会社のお話です。会社運営にあたって、重要な規程や書類の漏れはないだろうか、一度チェックされることをお勧めします。チェックを先延ばしにしていると、外部、内部問わずトラブルや不正が起きるリスクはどんどん高まっていきます。重要な規程は、ある意味でリスク管理のためのものだからです。

１．重要な規程や書類って何？

まず最も基本である会社法からチェックしてみましょう。
□定款、□株主名簿　□株主総会議案・議事録、□取締役会議案・議事録（取締役会を設置していない場合は取締役の決定書・議事録）、□決算書、□そしてこれらの内容を反映している会社の登記事項証明書（登記簿謄本のこと）
次に税法から、□税務申告書、□税務署への届出書類
そして労働法から、□就業規則、□執行役員制度があれば執行役員規則
その他重要なものとして、□経営会議議案・議事録、□組織図・□権限規定、□人事評価・給与体系などの人事制度
☑マークを付けてみてください。大丈夫でしょうか。日常、商業登記を取り扱っている司法書士がいつも目にする定款や株主名簿の整備状況（現行法に則った見直しも含めて）は残念ながら？がつく状況が多くあります。

加えて、大会社においては内部統制システムの整備に関する事項を決定することが義務付けられていますが、これに該当しない会社であっても業務が適正に行われるための体制整備はリスク管理上必須事項です。一方で規模の小さな会社に完全を求めることは無理があります。そうは言っても私はこれまでの苦い経験（会社人生での失敗談）から、次の二点は侮ってはいけない事項だと心底思っています。

２．侮ってはいけない二項目

第一点は、契約書の整備です。そういえば、設立当初A社と納品単価を決めその後何回か改定したが、基本契約書はそのままだなあ、いや契約書自体所在が分からないぞといったことはよくあります。初代社長や担当者が未来永劫存在し続ければよいのですが、どこでどうなるかわからない、ましてや事業承継で経営が次世代に移っていったときトラブルの温床にもなりかねません。
契約書管理台帳、契約書原本、契約書のPDFデータ（電子化に備えて）は一体として管理しておくべきでしょう。月日が流れ量が膨大になる前に、できる限り早く着手した方がよいでしょう。場合によっては、外部倉庫を利用することも必要になるかもしれません（基本的には電子化の道を選択すべきですが）。

第二点は、システムの把握と整備です。ここでいうシステムは、根幹のものだけではありません。むしろ各部署、各人が独自に、例えばエクセルでロジックを組んで使用しているものも含まれます。これらの仕組みには、顧客に提示する料金の単価など会社全体で統一的に取り決めている事項が組み込まれています。取決めが変更された場合、システム・仕組みのどの部分を変更しなければならないのか、その把握と変更指示が適切に行われないとトラブルの原因になります。システム管理台帳、この整備は必須となります。

以上のことは、一言でいえば「見える化」であり、会社の持続的発展、そして次世代への事業承継のためにも避けては通れない課題といえるでしょう。

【2021年9月4日】