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会社登記を支える職業倫理【登記】

1112日(金)の日経新聞に、「日本旅行、1億円に減資、税負担を考慮し中小企業扱いに」という記事が掲載されていた。同様の減資はすでに今年の3月、JTBも実施済みである。
※日本旅行の現在の資本金は、40億円となっています。
記事によれば、資本金1億円以下に減資した企業は2020年度で997社、2021年度は9月までですでに684社ということである。コロナ禍が直撃したホテルや外食、観光で減資が相次いでいるとのことだ。減資については、“株主総会の特別決議”や債権者が異議を述べる機会を与える“債権者保護手続き”が必要となるため、株主や債権者に対して納得のいく合理的な説明が必要になる。会社は、資本金に相当する金額を会社財産として保有する責任があることから、資本金を減少させることは債権者にとっては債権回収可能性に大きく影響を与えるし、株主にとっては、企業の対外的信用力という観点から、企業価値の維持・向上に問題があるのでは、という疑問を生じさせる。各社によって事情は様々であるが、この点は確固たる説明がなされているはずである。例えば、欠損が現実化している企業にあっては、欠損てん補のため減資するというのは筋の通った説明である。対内的にも、社外取締役や監査役などガバナンスを担う関係者の目も通っている。私自身、ある会社の社外取締役の立場でもあるので、このような案件が取締役会の議題として上程された場合、どのような基準で判断するのだろうかと自問してみた。判断の観点が多くかつその観点もそれぞれ次元の異なるものであり大変悩ましいと感じる議題である。ここは原点に立ち返り、“中長期的に見て企業価値は向上するのだろうか”という点を突き詰めて考え判断することになるだろう。

この記事を見て、別の意味でよくよく注意しておかなければならないと考えたことは、減資の登記申請の委任を受ける司法書士という立場である。会社の登記の依頼を受ける場合、司法書士として実体関係を確認する義務があるが、株主総会に出席しているわけでも債権者に直接意思を確認しているわけではない。依頼を受けた会社とのやり取りを通じて確認をし判断しているのである。現在会社登記においては、政府の押印廃止の大きな流れに沿って、”法令で押印を義務付けられていない手続きについては、“押印(会社代表者印など)については、法務局は審査しない”とされている。減資の登記申請では、株主総会の議事録(特別決議)、株主リスト、債権者保護手続きを行ったことに関する上申書などが添付書類となるが、いずれも押印については審査しないとされている手続なのである。すなわち押印がされていなくても委任を受けた司法書士がその手続きが適正に行われたことを確認することで、登記は通ってしまうのだ。司法書士としては、これらの手続きが適正に行われたことを会社側に確認することになるが、押印がなければその証拠すら残らない。結局のところ司法書士としては、会社代表者印をいただき、しっかり確認しましたよという証拠とせざるをえないのである。どこまで確認するのかは、委任を受けた企業との距離感や信頼の度合いなど、プロとしての判断にゆだねられる。一方で登記申請を行えば報酬も頂けるという関係もあり、ともすればこの確認が甘くなるというリスクも抱えている。この点は、司法書士という専門家としての職業倫理(司法書士倫理規定)が最後の砦になってくると感じている。ますます身の引き締まる思いである。

※先ほど述べた社外取締役や監査役も報酬を頂く立場ではあるが、こちらは会社法という法律において善管注意義務ということが明確にうたわれているので行動基準が分かり易い。報酬体系についても、その時々の業績に連動することなく(目先の収益に左右されることなく)ガバナンス(=善管注意義務)がしっかり働くような仕組みとなっている。

【2021年11月14日】

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会社に関する登記については、11月6日のブログ(みなし解散登記~実は救世主)にも書いた通り、会社代表者の大きな義務です。しかし、会社登記は管理部門の実務に組み込まれていることが多く、担当部署の仕事の一つになっています。司法書士の方と接するのもこのような方々かと思います。

株主総会や取締役会などで様々な事項が決定されていきますが、登記をすべき事項は何なのか、今一つ自信が持てないという担当者の方々も多いかと思います。登記懈怠は代表者個人への過料につながっていくという極めて重要な職務を担っている立場として不安は尽きないでしょう。

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